Trước khi chốt một lô hàng lớn

01Biết rõ đơn vị và người đang trao đổi

Ghi đúng tên đơn vị, địa chỉ liên hệ và đầu mối phụ trách. Làm rõ người đang thương lượng có đồng thời là người được ký, nhận hàng hoặc xác nhận thanh toán hay không. Với giao dịch thực tế, cần đối chiếu hồ sơ và thẩm quyền đại diện phù hợp.

Khi được yêu cầu chuyển sang một tài khoản hoặc đầu mối mới, xác nhận lại qua kênh liên hệ đã thống nhất. Lưu nội dung xác nhận cùng bộ hồ sơ giao dịch để thuận tiện đối chiếu.

02Mô tả lô hàng bằng tiêu chí cụ thể

Thống nhất tên hàng, đơn vị tính, khối lượng dự kiến và sai số mà hai bên chấp nhận. Các từ “loại đẹp”, “đồng đều” hoặc “hàng tuyển” nên được giải thích thành quy cách có thể đối chiếu khi nhận.

Trao đổi về kích cỡ, độ chín, tình trạng bao bì và cách xử lý phần hàng chưa phù hợp. Nếu kiểm tra bằng mẫu, làm rõ cách lấy mẫu, người cùng kiểm tra và cách ghi nhận kết quả. Không tự gắn chứng nhận cho một lô hàng khi chưa có hồ sơ phù hợp.

• Tên hàng, loại hoặc giống nếu có.
• Khối lượng và đơn vị tính.
• Quy cách chất lượng, đóng gói, kiểm tra.
• Giá theo đơn vị và các khoản chi phí đã thống nhất.

03Hẹn cả thời điểm và cách giao nhận

Ngoài ngày giao hàng, cần trao đổi khung giờ, địa điểm cụ thể, bên chuẩn bị phương tiện và người có mặt để nhận. Với hàng tính theo khối lượng, thống nhất cách cân, trừ bao bì và xác nhận số liệu.

Dự kiến trước cách xử lý nếu xe đến chậm, thời tiết ảnh hưởng hoặc lượng hàng thực tế chênh lệch. Khi có thay đổi, ghi nhận lại nội dung hai bên đã đồng ý; tránh để mỗi người hiểu một lịch khác nhau.

04Nói rõ từng khoản tiền

Ghi số tiền, thời hạn, phương thức thanh toán và chứng từ đối chiếu. Nếu có khoản chuyển trước, làm rõ mục đích, điều kiện khấu trừ hoặc hoàn trả; không chỉ ghi một con số mà bỏ trống ý nghĩa của khoản tiền.

Phần xử lý vi phạm, thiệt hại hoặc tranh chấp cần được rà soát theo loại giao dịch và quy định áp dụng. Một bản mẫu ngắn không thể tự thay thế việc xem xét các tình tiết, chứng từ và thỏa thuận cụ thể.

05Lưu lại điều hai bên đã xác nhận

Giữ cùng một bộ hồ sơ: bản thỏa thuận, phụ lục, trao đổi thay đổi lịch, phiếu cân, biên bản giao nhận và chứng từ thanh toán. Tên tệp có thể gồm ngày, tên lô hàng và loại tài liệu để dễ tìm lại.

Trước khi sử dụng thực tế, đọc lại toàn bộ nội dung, bổ sung các phần còn thiếu và nhờ người có chuyên môn rà soát khi cần. Công cụ LAW FARM hiện tạo bản dự thảo minh họa để hỗ trợ chuẩn bị thông tin; chưa phải hợp đồng đã được ký hoặc được chuyên gia phê duyệt.